REDAÇÃO OFICIAL - PARTE 2 - A LINGUAGEM NAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS

Os textos oficiais, assim como todos de caráter formal, se caracterizam pelo uso padrão da linguagem, o que significa não ser admitida a utilização de uma linguagem restrita a determinados grupos. Deve-se, portanto, evitar:

1. regionalismos;

2.jargões(termos técnicos, próprios de determinadas áreas - exceto em situações específicas como relatos técnicos);

3. gírias;

4. expressões próprias da oralidade(fala).

"É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos. Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária."(Manual de Redação da Presidência da República)

Outro fator importante é o uso adequado das formas de tratamento. Adequar o pronome ao cargo do emissor ou do receptor é uma exigência das comunicações oficiais.

Pronome de tratamento	Cargos
Vossa Excelência ·  O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo. ·  As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo.	Presidente da República, Vice-Presidente da República; Ministros de Estado, Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal, Oficiais-Generais das Forças Armadas, Embaixadores, Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial, Secretários de Estado dos Governos Estaduais, Prefeitos Municipais, Deputados Federais e Senadores, Ministro do Tribunal de Contas da União, Deputados Estaduais e Distritais, Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais, Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais, Ministros dos Tribunais Superiores, Membros de Tribunais, Juízes, Auditores da Justiça Militar.
Vossa MagnificênciaVocativo: Magnífico Reitor	Reitores
Vossa SantidadeVocativo: Santíssimo Padre	Papa
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima Vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ouEminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,	Cardeais
Vossa Excelência Reverendíssima	Arcebispos e Bispos

Além disso, vale ressaltar a importância da polidez. Em qualquer tipo de comunicação oficial, deve-se sempre ser cordial, imprimir gentileza ao discurso. Assim, é importante evitar termos pejorativos, ofensivos e optar por eufemismos nas situações mais tensas. 

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